# Wpis manualny w tachografie - jak i kiedy go zrobić

Wpis manualny to ręczne uzupełnienie na karcie kierowcy okresów, w których karty nie było w tachografie - na przykład innej pracy, gotowości albo odpoczynku poza pojazdem. Robi się go w tachografie przy wkładaniu karty, a przepisy wymagają go zawsze, gdy kierowca przebywał poza pojazdem i nie mógł korzystać z urządzenia.

Stan prawny na 28 września 2026 r.

Podstawa: art. 34 ust. 3 i ust. 5 lit. b oraz art. 36 rozporządzenia (UE) nr 165/2014.

## Kiedy potrzebny jest wpis manualny

Tachograf zapisuje aktywności kierowcy na jego karcie tylko wtedy, gdy karta jest w urządzeniu. Każdy okres między wyjęciem karty a jej ponownym włożeniem to luka, którą trzeba uzupełnić. Najczęściej chodzi o:

- odpoczynek dzienny lub tygodniowy wykorzystany poza pojazdem,
- inną pracę wykonywaną poza pojazdem przed ponownym włożeniem karty, np. w magazynie lub przy dokumentach,
- gotowość poza pojazdem, np. oczekiwanie bez włożonej karty,
- zmianę pojazdu w ciągu dnia, zanim karta trafi do kolejnego tachografu.

Na wydruku i na wyświetlaczu taka luka widnieje jako okres nieznany, oznaczony znakiem zapytania - jego znaczenie wyjaśniamy w materiale [Symbole na tachografie](https://rcpk.pl/baza-wiedzy/aktywnosci-na-tachografie/).

## Jak zrobić wpis manualny w tachografie

Tachograf cyfrowy sam proponuje wpis manualny przy włożeniu karty. Przebieg jest w każdym urządzeniu podobny:

1. **Włóż kartę kierowcy.** Tachograf wyświetla datę i godzinę ostatniego wyjęcia karty i pyta, czy uzupełnić okres od tamtej chwili.
2. **Wybierz uzupełnienie.** Urządzenie prowadzi od momentu wyjęcia karty - kierowca wprowadza kolejne okresy: inną pracę, gotowość albo przerwę lub odpoczynek, każdy z godziną zakończenia.
3. **Wprowadź symbol państwa.** Jeśli w uzupełnianym okresie zakończył się lub rozpoczął dzienny okres pracy, tachograf pyta o państwo - wybiera się je z listy.
4. **Potwierdź wpis.** Po zatwierdzeniu okresy trafiają na kartę i do pamięci tachografu jako wpisy ręczne.

Nazwy opcji i kolejność ekranów różnią się w tachografach VDO i Stoneridge oraz między generacjami urządzeń - szczegóły opisuje instrukcja producenta. Obsługę tachografu, w tym wpisy manualne, ćwiczymy na [szkoleniach RCPK](https://rcpk.pl/szkolenia/).

## Czego wpis manualny nie zastąpi

- **Jazdy nie wpisuje się ręcznie.** Jazdę rejestruje tachograf; wpis manualny obejmuje tylko okresy, gdy kierowca nie prowadził.
- **Wpis robi się przy włożeniu karty.** Późniejsze wyjaśnianie rozbieżności w danych pobranych do firmy to już etap ewidencji - opisujemy go w materiale [Błędy w ewidencji](https://rcpk.pl/baza-wiedzy/bledy-w-ewidencji/).
- **Dłuższe nieobecności dokumentuje się inaczej.** Urlop czy zwolnienie lekarskie to temat materiału [Nieobecności w ewidencji](https://rcpk.pl/baza-wiedzy/nieobecnosci-w-ewidencji/).
- **Przekroczenia norm i jazdy bez karty nie „naprawia” wpis.** Odstępstwo od norm czasu jazdy oraz jazdę z uszkodzoną lub zgubioną kartą dokumentuje się na [wydruku z tachografu](https://rcpk.pl/baza-wiedzy/wydruk-z-tachografu/).

## Dlaczego kompletny zapis ma znaczenie

Podczas kontroli drogowej kierowca musi móc okazać zapis z bieżącego dnia i poprzednich 56 dni. Nieuzupełniony okres pozostawia lukę w zapisie aktywności, którą podczas kontroli trzeba wyjaśnić. Kompletny zapis pokazuje, że każdy okres jest rozliczony: kierowca prowadził, wykonywał inną pracę, pozostawał w gotowości albo odpoczywał. Jak te okresy kwalifikuje się do czasu pracy, rozstrzyga dopiero [ewidencja czasu pracy](https://rcpk.pl/baza-wiedzy/ewidencja-czasu-pracy-kierowcy/).

## Podstawa prawna

Obowiązek uzupełnienia na karcie kierowcy okresów, w których przebywając poza pojazdem nie mógł korzystać z tachografu, wynika z art. 34 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 165/2014; wprowadza się je za pomocą funkcji ręcznego wprowadzania danych dostępnej w tachografie. Rodzaje okresów - inną pracę, gotowość oraz przerwy i odpoczynki - wskazuje art. 34 ust. 5 lit. b. Okres, za który kierowca okazuje zapisy przy kontroli, określa art. 36 tego rozporządzenia.

## Powiązane materiały

- [Wydruk z tachografu](https://rcpk.pl/baza-wiedzy/wydruk-z-tachografu/) - Jak czytać i jak opisać
- [Symbole na tachografie](https://rcpk.pl/baza-wiedzy/aktywnosci-na-tachografie/) - Co oznaczają piktogramy
- [Co ile odczytywać kartę kierowcy](https://rcpk.pl/baza-wiedzy/jak-czesto-odczytywac-karte/) - Termin 28 dni