Prowadzimy kompletną ewidencję czasu pracy kierowców.
Łączymy dane z tachografów i kart kierowców z dokumentacją kadrową i informacjami od pracodawcy, aby ustalić i udokumentować przebieg oraz status każdego dnia. Co miesiąc przygotowujemy gotową ewidencję - podstawę do rozliczenia czasu pracy i wynagrodzenia.
- Kwalifikacja czasu pracy, dyżurów i pracy w porze nocnej
- Ujęcie nadgodzin, dni wolnych, urlopów i nieobecności
- Kontrola kompletności i spójności danych z wielu źródeł
- Miesięczna ewidencja oraz roczne podsumowanie czasu pracy
Co uwzględniamy w ewidencji
Z czego korzystamy
Ewidencja to zapis tego, co działo się z kierowcą w każdym dniu.
Dane z tachografu pokazują aktywność zarejestrowaną przez urządzenie. Ewidencja czasu pracy powstaje dopiero po połączeniu ich z informacjami o pracy, dyżurach, dniach wolnych, urlopach i nieobecnościach - tak, aby dla każdego dnia było wiadomo, co robił kierowca i jaki był jego status.
Odrębnie dla każdego kierowcy
Ewidencję prowadzimy osobno dla każdego kierowcy - zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców.
10 lat przechowywania
Ewidencję kierowcy zatrudnionego przechowuje się 10 lat od zakończenia okresu nią objętego (dla niepozostających w stosunku pracy - 2 lata).
Papierowo lub elektronicznie
Obie formy prowadzenia ewidencji są dopuszczalne - prowadzimy ją w uporządkowanej, cyfrowej postaci.
Co obejmuje prowadzenie ewidencji.
Dla każdego dnia rozpoznajemy rodzaj aktywności lub nieobecności i ujmujemy go we właściwej kategorii ewidencji.
Czas pracy
Jazda, inne czynności i pozostałe okresy pracy, wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia.
Dyżury i gotowość
Prawidłowe rozpoznanie i ujęcie dyżurów oraz okresów pozostawania do dyspozycji.
Praca w porze nocnej
Wyodrębnienie pracy w porze nocnej i kontrola obowiązujących ograniczeń czasu pracy.
Nadgodziny i dni wolne
Ujęcie pracy ponad obowiązujące normy oraz dni wolnych i sposobu ich udzielenia.
Urlopy i nieobecności
Wypoczynkowe, chorobowe, opieka, bezpłatne - usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, płatne i niepłatne.
Dokumentacja uzupełniająca
Wnioski i oświadczenia gotowe do wydruku oraz zestawienia z miejscem na podpis kierowcy; dane, których nie ma w tachografie.
Jak prowadzimy ewidencję miesiąc po miesiącu.
Ewidencję zamykamy za każdy miesiąc - na jej podstawie następuje rozliczenie czasu pracy i wynagrodzenia.
Zbieramy dane
Pliki DDD z tachografów i kart kierowców, dokumentację kadrową i informacje od pracodawcy. W razie potrzeby korzystamy z danych o zwolnieniach z PUE ZUS - na podstawie upoważnienia.
Łączymy informacje
Zestawiamy aktywność kierowcy z urlopami, chorobowym, opieką, dniami wolnymi i pozostałymi nieobecnościami z różnych źródeł.
Kwalifikujemy czas pracy
Przypisujemy poszczególne okresy i zdarzenia do właściwych kategorii ewidencji i ustalamy status każdego dnia.
Weryfikujemy kompletność
Kontrola przed zamknięciemSprawdzamy, czy ewidencja obejmuje cały miesiąc i czy dane z różnych źródeł są ze sobą spójne.
Zamykamy miesiąc
Przygotowujemy gotową ewidencję dla każdego kierowcy, przekazujemy ją do rozliczenia i archiwizujemy.
Co otrzymujesz.
Komplet dokumentacji za zamknięty miesiąc w formacie PDF - gotowy dla kadr, księgowości i na wypadek kontroli.
Miesięczna ewidencja czasu pracy
Przebieg i status każdego dnia w miesiącu - podstawa dalszego rozliczenia.
Roczne podsumowanie czasu pracy
Zestawienie całego roku do dokumentacji pracowniczej (teczka osobowa).
Zestawienia i wykresy tygodniowe
Dodatkowa forma analizy rozkładu czasu pracy kierowcy.
Dokumenty uzupełniające
Wnioski i oświadczenia gotowe do wydruku oraz zestawienia z miejscem na podpis kierowcy.
Cyfrowe archiwum
Komplet dokumentacji przechowujemy w cyfrowym archiwum i udostępniamy na żądanie w ciągu 24 godzin.
Co sprawdzamy przed zamknięciem miesiąca.
Miesiąc zamykamy dopiero po weryfikacji - żeby ewidencja była kompletna i spójna z danymi źródłowymi.
- Braki danych - czy każdy okres ma źródło w tachografie lub dokumentacji
- Spójność aktywności - czy zapisy odpowiadają rzeczywistemu przebiegowi pracy
- Dyżury i pozostałe okresy - czy zostały prawidłowo rozpoznane i ujęte
- Praca nocna i nadgodziny - czy zostały prawidłowo wyodrębnione
- Nieobecności i dni wolne - czy dane kadrowe są kompletne i zgodne z ewidencją
Prawidłowa ewidencja ma znaczenie przy kontroli PIP lub ITD oraz w razie sporu o wynagrodzenie - dlatego traktujemy tę weryfikację jako stały element zamknięcia miesiąca.
Ewidencja jest podstawą rozliczenia - ale nie jest tym samym.
Ewidencja to jeden z trzech etapów obsługi czasu pracy kierowcy. Dokumentuje czas pracy; naliczanie wynagrodzeń, diet i innych należności to już ROZLICZANIA.
Odczyty
Pobieranie i archiwizacja danych z tachografów i kart kierowców - źródło danych do ewidencji.
Przejdź do odczytów →Ewidencja
Kompletna dokumentacja czasu pracy dla każdego kierowcy, za każdy miesiąc.
Rozliczanie
Wynagrodzenia, diety i pozostałe należności - na podstawie gotowej ewidencji.
Poznaj usługę rozliczania →Najczęstsze pytania o ewidencję czasu pracy kierowców
Czym ewidencja czasu pracy różni się od odczytu tachografu?
Odczyt tachografu to dane źródłowe: czas jazdy, przerwy i odpoczynki. Ewidencja czasu pracy powstaje po połączeniu ich z dokumentacją kadrową i informacjami o pracy, dyżurach, dniach wolnych, urlopach i nieobecnościach. Pokazuje przebieg i status każdego dnia, a nie tylko aktywność zarejestrowaną przez urządzenie.
Jakie informacje są potrzebne do prowadzenia ewidencji?
Pliki DDD z tachografów i kart kierowców, dokumentacja kadrowa (urlopy, chorobowe, opieka, dni wolne, nieobecności) oraz informacje od pracodawcy. W określonych przypadkach korzystamy też z danych o zwolnieniach lekarskich z PUE ZUS - na podstawie udzielonego upoważnienia.
Czy ewidencja obejmuje urlopy i nieobecności kierowcy?
Tak. Ewidencja ujmuje urlopy wypoczynkowe, chorobowe, opiekę, urlopy bezpłatne oraz pozostałe nieobecności - usprawiedliwione i nieusprawiedliwione. To właśnie odróżnia ją od samego odczytu tachografu.
Czy ewidencję można prowadzić w formie elektronicznej?
Tak. Ewidencja czasu pracy kierowców może być prowadzona papierowo lub elektronicznie - obie formy są dopuszczalne.
Jak długo przechowuje się ewidencję czasu pracy kierowcy?
Dla kierowców zatrudnionych - 10 lat od zakończenia okresu objętego ewidencją. Dla kierowców niepozostających w stosunku pracy oraz przedsiębiorców - 2 lata.
Czy RCPK może prowadzić samą ewidencję bez rozliczania wynagrodzeń?
Tak. Ewidencja to samodzielna usługa - możesz zlecić samo jej prowadzenie i wykorzystać gotowe dokumenty we własnym rozliczeniu, albo powierzyć nam również ROZLICZANIE.
Zleć nam prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców.
Przejmiemy przygotowanie i prowadzenie ewidencji na podstawie danych z tachografów, dokumentacji kadrowej i informacji od pracodawcy. Co miesiąc otrzymasz kompletną dokumentację - podstawę do rozliczenia, z archiwum dostępnym na żądanie.
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego. Bez zobowiązań.