Nieobecności w ewidencji czasu pracy kierowcy
Kierowca nie zawsze pracuje - bywa na urlopie, zwolnieniu lekarskim czy dniu wolnym. Takie nieobecności trzeba prawidłowo wykazać w ewidencji czasu pracy, a co równie ważne - dane z ewidencji (prawo pracy) powinny być spójne z zapisem na tachografie (prawo drogowe). Ta strona wyjaśnia, jak ujmuje się nieobecności w ewidencji, dlaczego oba źródła muszą być spójne i czym jest zaświadczenie o działalności - wraz z podstawą prawną i stanem prawnym na dany dzień.
Jak nieobecności wykazuje się w ewidencji
Ewidencja czasu pracy obejmuje nie tylko godziny pracy, ale też nieobecności. Zgodnie z art. 25 ustawy wykazuje się w niej dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności, a także wymiar nieobecności nieusprawiedliwionych. Urlop wypoczynkowy i zwolnienie lekarskie są więc odrębnymi pozycjami ewidencji, a nie zwykłą "luką" w danych.
Urlop i chorobowe a tachograf - dane muszą się zgadzać
To częste źródło rozbieżności podczas kontroli. W czasie urlopu lub zwolnienia lekarskiego kierowca nie prowadzi, więc na karcie i w tachografie powstaje przerwa w danych. Ta przerwa musi być spójna z ewidencją: jeżeli w dokumentach kadrowych figuruje urlop, a na tachografie z tego samego dnia widnieje jazda lub inna praca ("młotki"), powstaje rozbieżność, którą podczas kontroli trzeba wyjaśnić. Dlatego dane z ewidencji i tachografu powinny być spójne i możliwe do wyjaśnienia w razie kontroli.
Zaświadczenie o działalności a wpis manualny
Brakujące okresy w danych na karcie uzupełnia się różnie, zależnie od rodzaju okresu i możliwości jego zarejestrowania w tachografie. Okresy takie jak inna praca, dyspozycyjność czy odpoczynek kierowca może zarejestrować wpisem manualnym na karcie - opisujemy to w obszarze Odczyty. Urlop wypoczynkowy i zwolnienie lekarskie nie są natomiast kategoriami aktywności rejestrowanymi przez tachograf, dlatego ich wykazanie wymaga dokumentacji poza samym zapisem tachografu - w określonych przypadkach zaświadczenia o działalności ("urlopówki") na formularzu unijnym, które opisujemy przy aktach wykonawczych. Samo oznaczenie aktywności w tachografie tej dokumentacji nie zastępuje.
Podstawa prawna
Zakres ewidencji, w tym nieobecności, określa art. 25 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2026 r. poz. 477) - opisujemy ją w materiale Ustawa o czasie pracy kierowców. Formularz zaświadczenia o działalności ustanawia decyzja Komisji 2007/230/WE (zmieniona decyzją 2009/959/UE). Wyliczenie wynagrodzenia za urlop lub zwolnienie - w tym dla kierowców międzynarodowych - rozwijamy w obszarze Rozliczeń.
Spójna ewidencja nieobecności
Ujęcie urlopów i zwolnień w ewidencji zgodnie z danymi z tachografu oraz rozliczenie wynagrodzeń możesz powierzyć RCPK.
Ewidencja czasu pracy kierowców