Ewidencja czasu pracy kierowcy - obowiązki pracodawcy
Ewidencję czasu pracy prowadzi się dla każdego kierowcy zatrudnionego na podstawie stosunku pracy - to obowiązek pracodawcy wynikający z ustawy o czasie pracy kierowców. Ta strona porządkuje, co musi zawierać ewidencja, jak ją prowadzić, komu udostępniać i jak długo przechowywać, a także kiedy dopuszczalna jest ewidencja uproszczona - wraz z podstawą prawną i stanem prawnym na dany dzień.
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy
Pracodawca prowadzi ewidencję dla każdego kierowcy w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zgodnie z art. 25 ustawy obejmuje ona: liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru oraz godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem, czy dyżur był pełniony w domu, a także rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności. Jak wykazać nieobecności - urlop i zwolnienia lekarskie - rozwijamy w materiale Nieobecności w ewidencji.
Prowadzenie, udostępnianie i przechowywanie
Ewidencję pracodawca prowadzi w postaci papierowej lub elektronicznej. Udostępnia ją kierowcy na jego wniosek. Przechowuje ją przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. Dane do ewidencji zasila m.in. tachograf - czas prowadzenia i pozostałe aktywności kierowcy - który opisujemy w obszarze Odczyty; jak czas prowadzenia z tachografu ma się do czasu pracy, wyjaśniamy w materiale Czas pracy a czas prowadzenia.
Pełna a uproszczona ewidencja
Nie wobec każdego kierowcy prowadzi się pełną ewidencję godzin. Dla kierowców objętych zadaniowym czasem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za porę nocną nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 25 ust. 3). Pracodawca prowadzi wtedy indywidualne karty ewidencji nieobecności z podziałem na ich rodzaj i wymiar (art. 25 ust. 4) - nie zwalnia to z rzetelnego dokumentowania i przechowywania pozostałych danych.
Podstawa prawna
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców wynika z art. 25 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2026 r. poz. 477); szerzej opisujemy ustawę w materiale Ustawa o czasie pracy kierowców. Ta strona porządkuje obowiązki pracodawcy; najczęstsze błędy w ewidencji i ich skutki omawiamy osobno w obszarze Ewidencja.
Ewidencja czasu pracy pod opieką RCPK
Prowadzenie ewidencji - kwalifikację danych z tachografu, uzupełnianie i archiwizację - możesz powierzyć RCPK, razem z rozliczeniem wynagrodzeń.
Ewidencja czasu pracy kierowców