Błędy w ewidencji czasu pracy kierowcy

Najczęstsze błędy w ewidencji

Podczas kontroli w siedzibie firmy Inspekcja Transportu Drogowego porównuje ewidencję z danymi z tachografów, dlatego rozbieżności między nimi są jednym z podstawowych sygnałów wymagających wyjaśnienia. Do typowych błędów należą: aktywność na karcie kierowcy niezgodna z ewidencją; urlop lub zwolnienie lekarskie w dokumentach kadrowych niezgodne z zapisem karty, co rozwijamy w materiale Nieobecności w ewidencji; brak lub błędne wpisy manualne uzupełniające przerwy w danych (obszar Odczyty); nierozliczony albo źle rozliczony dyżur i dyspozycyjność, które opisujemy w materiale Dyżur i dyspozycyjność; błędne rozliczenie pory nocnej lub godzin nadliczbowych; a także niekompletna ewidencja - bez wszystkich pozycji wymaganych przez art. 25 ustawy.

Jak poprawić błąd - korekta ewidencji

Błąd w ewidencji można i należy poprawić. Pracodawca koryguje zapisy tak, aby ewidencja odzwierciedlała rzeczywisty stan - na podstawie danych z tachografu, karty kierowcy oraz dokumentów kadrowych. Jeżeli błąd wpłynął na wynagrodzenie, konieczne bywa jego wyrównanie; wyliczenie korekty wynagrodzenia rozwijamy w obszarze Rozliczeń. Korektę należy oprzeć na dokumentach i danych, które pozwalają wykazać rzeczywisty przebieg pracy - ewidencję przechowuje się 10 lat i może być przedmiotem kontroli wstecz.

Kary za błędy w ewidencji

Sankcje płyną z dwóch stron. Na gruncie prawa pracy nieprowadzenie lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281 Kodeksu pracy): inspektor PIP może w postępowaniu mandatowym nałożyć mandat do 5000 zł, a sprawa skierowana do sądu może zakończyć się grzywną do 60 000 zł (kwoty po zaostrzeniu sankcji w 2026 r.). Na gruncie transportowym taryfikator z załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym przewiduje karę 1000 zł za nieprowadzenie ewidencji - za każdego kierowcę - oraz 8000 zł za fałszowanie ewidencji lub odmowę jej udostępnienia kontrolerom. Fałszowanie może dodatkowo rodzić odpowiedzialność karną na podstawie przepisów o wiarygodności dokumentów. Pełny taryfikator naruszeń czasu prowadzenia i przygotowanie do kontroli to osobny, szerszy temat.

Podstawa prawna

Obowiązek i zakres ewidencji określa art. 25 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2026 r. poz. 477) - opisujemy ją w materiale Ustawa o czasie pracy kierowców. Odpowiedzialność za brak lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji wynika z art. 281 Kodeksu pracy, a kary administracyjne ITD - z ustawy o transporcie drogowym. Zasady prowadzenia poprawnej ewidencji rozwijamy w materiale Obowiązki pracodawcy.