Harmonogram czasu pracy kierowcy - kiedy trzeba go ustalać
Dla kierowcy przewożącego rzeczy albo wykonującego okazjonalny przewóz osób rozkładów czasu pracy - potocznie harmonogramu albo grafiku - się nie ustala. Rozkład jest obowiązkowy w przewozie regularnym osób: na co najmniej 2 tygodnie, a na liniach do 50 km na co najmniej miesiąc. Pracodawca może planować pracę kierowcy operacyjnie, ale nie jest to ustawowy rozkład czasu pracy.
Stan prawny na
Podstawa:ustawa o czasie pracy kierowców - art. 11 ust. 2 i 2a, art. 15 ust. 6, art. 17, art. 25, art. 31d ust. 2 i art. 31e (Dz.U. 2026 poz. 477)
Harmonogram, rozkład i ewidencja - trzy różne rzeczy
W rozmowach te słowa często znaczą to samo, ale ustawa o czasie pracy kierowców je rozróżnia:
- rozkład czasu pracy - plan pracy kierowcy; to termin ustawy (art. 11 i 31e),
- harmonogram - w ustawie część rozkładu: zaplanowane okresy jazdy, innej pracy, przerw i dyspozycyjności (art. 31e ust. 2); potocznie także synonim grafiku,
- ewidencja czasu pracy - zapis tego, co kierowca faktycznie przepracował (art. 25).
Rozkład jest więc planem, a ewidencja - wykonaniem. Ewidencję prowadzi się zawsze, także wtedy, gdy rozkładu się nie ustala. Jej zasady opisujemy w przewodniku po ewidencji czasu pracy kierowcy.
Kiedy rozkład jest obowiązkowy - tabela
| Rodzaj przewozu | Rozkład czasu pracy | Na jaki okres | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Przewóz rzeczy | nie ustala się | - | art. 11 ust. 2a |
| Okazjonalny przewóz osób | nie ustala się | - | art. 11 ust. 2a |
| Regularny przewóz osób | tak | co najmniej 2 tygodnie (z zastrzeżeniem art. 19) | art. 11 ust. 2 |
| Regularny przewóz osób na trasie do 50 km | tak, według zasad szczególnych | co najmniej 1 miesiąc | art. 31e ust. 1 |
| Zadaniowy czas pracy | rozkład na czas zadania ustala kierowca | czas wykonywania zadania | art. 17 |
Źródło: art. 11, 17 i 31e ustawy o czasie pracy kierowców.
Przewóz rzeczy i okazjonalny przewóz osób - rozkładów się nie ustala
Dla kierowcy wykonującego przewóz rzeczy lub okazjonalny przewóz osób rozkładów czasu pracy się nie ustala (art. 11 ust. 2a). Ta sama zasada obowiązuje w systemie równoważnego czasu pracy (art. 15 ust. 6).
Brak ustawowego rozkładu nie oznacza, że pracodawca nie może planować pracy kierowcy operacyjnie - wskazywać zadań, godzin rozpoczęcia czy kolejności przewozów. Nie jest to jednak rozkład czasu pracy, o którym mówi art. 11 ust. 2.
Przewóz regularny osób - rozkład na co najmniej 2 tygodnie
Rozkłady czasu pracy kierowcy wykonującego przewóz regularny osób ustala się na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie (art. 11 ust. 2). Przepis zastrzega przy tym art. 19, który dotyczy stosowania przerywanego czasu pracy w systemie równoważnym. Pozostałe zasady dla kierowców autobusów opisujemy w artykule o czasie pracy kierowców autobusów.
Linie regularne do 50 km - rozkład na co najmniej miesiąc
Kierowców przewozów regularnych na trasach do 50 km obejmują szczególne zasady (rozdział 4a ustawy). Ich rozkład czasu pracy ustala się na co najmniej miesiąc (art. 31e ust. 1). Rozkład zawiera (art. 31e ust. 2):
- imię i nazwisko kierowcy,
- miejsce bazy pojazdu, który kierowca ma prowadzić,
- harmonogram okresów pracy: prowadzenia pojazdu, innej pracy, przerw i dyspozycyjności,
- dni wolne.
Rozkład ustala i podpisuje pracodawca albo podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje przewozy (art. 31e ust. 3). Miesięczny okres obowiązuje także wtedy, gdy w tym samym okresie rozliczeniowym kierowca wykonuje również inne przewozy (art. 31e ust. 4). Rozkłady jazdy dla takich kierowców muszą uwzględniać możliwość wykorzystania przerw przewidzianych w rozdziale 4a (art. 31d ust. 2).
Zadaniowy czas pracy - rozkład zadania ustala kierowca
W zadaniowym czasie pracy pracodawca ustala zadania w takim wymiarze, żeby kierowca mógł je wykonać zgodnie z normami czasu pracy oraz przepisami o przerwach i odpoczynkach. Rozkład czasu pracy w okresie wykonywania danego zadania przewozowego ustala kierowca (art. 17). Nie oznacza to, że kierowca sam ustala sobie czas pracy - ustala tylko, jak rozłożyć pracę przy konkretnym zadaniu.
Bez rozkładu - normalne godziny pracy i dyżur
Od rozkładu zależy, które godziny są normalnymi godzinami pracy, a które dyżurem. Co się dzieje, gdy rozkładu nie ma, i co w tej sprawie powiedział Sąd Najwyższy, opisujemy w artykule o dyżurze i dyspozycyjności.
Najczęstsze pytania
Czy kierowca musi mieć harmonogram?
To zależy od rodzaju przewozu. Przy przewozie rzeczy i okazjonalnym przewozie osób rozkładów czasu pracy się nie ustala. W przewozie regularnym osób rozkład jest obowiązkowy.
Czy przy przewozie rzeczy trzeba robić grafik?
Nie ma takiego obowiązku - rozkładów czasu pracy się nie ustala (art. 11 ust. 2a). Pracodawca może jednak planować pracę operacyjnie, np. wskazując zadania i godziny rozpoczęcia.
Na jaki okres ustala się rozkład kierowcy autobusu?
W przewozie regularnym osób - na co najmniej 2 tygodnie. Na liniach regularnych do 50 km - na co najmniej miesiąc.
Co musi zawierać rozkład czasu pracy kierowcy?
Na liniach regularnych do 50 km: imię i nazwisko kierowcy, miejsce bazy pojazdu, harmonogram okresów jazdy, innej pracy, przerw i dyspozycyjności oraz dni wolne (art. 31e ust. 2).
Czym harmonogram różni się od ewidencji?
Harmonogram jest częścią planu, czyli rozkładu czasu pracy. Ewidencja to zapis czasu faktycznie przepracowanego - prowadzi się ją zawsze, także bez rozkładu.