Archiwizacja danych z tachografu - jak długo i jak przechowywać
Pliki pobrane z tachografu i z kart kierowców przewoźnik przechowuje co najmniej 12 miesięcy od zarejestrowania danych - w oryginalnym formacie, chronione przed utratą i gotowe do udostępnienia przy kontroli. To osobny obowiązek od przechowywania wydruków i ewidencji czasu pracy.
Stan prawny na
Podstawa:art. 10 ust. 5 lit. a ppkt (ii) rozporządzenia (WE) nr 561/2006; art. 48 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach; art. 33 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 165/2014 (wydruki).
Jak długo przechowywać dane z tachografu
Dane pobrane z tachografu i z kart kierowców przedsiębiorstwo przechowuje co najmniej 12 miesięcy od ich zarejestrowania i udostępnia na żądanie kontrolującego. Ustawa o tachografach dodaje, że dane przechowuje się w oryginalnym formacie i chroni przed utratą. Dwanaście miesięcy to minimum - archiwum można prowadzić dłużej, np. przez cały okres, w którym dane mogą być potrzebne do rozliczeń z kierowcą.
Dane, wydruki i ewidencja - trzy różne okresy
W firmie transportowej przechowuje się trzy rodzaje dokumentacji i każdy ma własny okres:
- pobrane pliki z tachografu i kart - co najmniej 12 miesięcy od zarejestrowania danych,
- wydruki sporządzone przy uszkodzonej lub zgubionej karcie - co najmniej rok; szczegóły w materiale Wydruk z tachografu,
- ewidencja czasu pracy kierowcy - znacznie dłużej; opisujemy to w materiale Obowiązki pracodawcy w ewidencji.
Jak prowadzić archiwum danych
- oryginalny format - przechowuje się pliki w postaci, w jakiej zostały pobrane, np. pliki DDD; do analizy używa się kopii,
- kopia zapasowa - archiwum na jednym komputerze to ryzyko utraty; bezpieczniej trzymać kopię w drugim miejscu,
- porządek - pliki powinny dać się szybko odnaleźć według kierowcy, pojazdu i okresu,
- ochrona danych osobowych - pliki z kart zawierają dane kierowców, więc dostęp do archiwum ogranicza się do osób, które go potrzebują.
Dlaczego liczy się kompletność
Archiwum ma sens tylko wtedy, gdy jest kompletne: brakujący plik może oznaczać lukę w dokumentacji, której później nie zawsze da się już odtworzyć - dane na karcie i w tachografie są z czasem nadpisywane. Dlatego archiwizacja zaczyna się od terminowych odczytów - kart kierowców co najmniej co 28 dni i tachografów co najmniej co 90 dni.
Podstawa prawna
Obowiązek przechowywania pobranych danych przez co najmniej 12 miesięcy od ich zarejestrowania i udostępniania ich kontrolującym wynika z art. 10 ust. 5 lit. a ppkt (ii) rozporządzenia (WE) nr 561/2006. Art. 48 ustawy o tachografach nakazuje przechowywać dane w oryginalnym formacie i chronić je przed utratą. Przechowywanie wydruków reguluje art. 33 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 165/2014.