Archiwizacja danych z tachografu - po co i jak przechowywać pliki

Po co archiwizować dane z tachografu

Pobrane pliki to surowy zapis pracy kierowców i pojazdów. Przechowuje się je z dwóch powodów. Po pierwsze, są jednym ze źródeł danych wykorzystywanych do ewidencji i rozliczenia - jeśli trzeba coś przeliczyć albo sprawdzić, wraca się do źródła. Po drugie, muszą być dostępne na potrzeby kontroli - organy mogą zażądać wglądu w dane. Utrata pliku oznacza ryzyko luki w archiwum i konieczność ponownego pozyskania danych.

Przepisy określają też, jak długo dane trzeba trzymać: pobrane pliki z tachografu i karty przechowuje się przez co najmniej 12 miesięcy. To odrębny obowiązek od przechowywania samej ewidencji czasu pracy, dla której okres jest znacznie dłuższy.

To jest minimum wynikające z przepisów. W praktyce archiwum można prowadzić dłużej - RCPK porządkuje i przechowuje pliki przez cały okres współpracy, a dalsze przechowywanie zależy od uzgodnionego zakresu usługi.

Co dokładnie się archiwizuje

Archiwizuje się komplet pobranych plików DDD - zarówno z karty kierowcy, jak i z tachografu pojazdu. Kluczowe jest tu słowo „komplet": pojedynczy brakujący plik to potencjalna luka w danych, podobnie jak brak we wpisach. Archiwum powinno pozwalać odtworzyć kompletny ciąg pobranych danych.

Jak wygląda prawidłowa archiwizacja

Prawidłowe przechowywanie to nie „plik gdzieś na dysku". Chodzi o to, żeby dane były:

• bezpieczne - chronione przed utratą i uszkodzeniem, najlepiej w kopii, a nie tylko na jednym urządzeniu,
• uporządkowane - tak, żeby dało się szybko odnaleźć plik za konkretny okres i konkretnego kierowcę lub pojazd,
• dostępne - gotowe do okazania, gdy będą potrzebne.

Pliki z karty zawierają dane osobowe kierowcy, więc ich przechowywanie powinno być odpowiednio zabezpieczone.

Dlaczego kompletność i dostępność mają znaczenie

Niekompletne albo niedostępne archiwum to ten sam problem, co brak danych: podczas kontroli może być traktowane jako nieprawidłowość, a bez plików źródłowych nie da się rzetelnie przeliczyć ewidencji ani rozliczenia. Dlatego archiwizacja nie jest formalnością - to ona zabezpiecza całą wcześniejszą pracę: odczyt, uzupełnienie braków i przygotowanie danych.