Co ile odczytywać kartę kierowcy

Co ile odczytuje się kartę kierowcy

Dane z karty kierowcy pobiera się nie rzadziej niż co 28 dni. Ten maksymalny okres określa rozporządzenie Komisji (UE) nr 581/2010, a ustawa o tachografach zobowiązuje przewoźnika do zapewnienia odczytu z tą częstotliwością. To termin graniczny, a nie zalecany: w praktyce sczytywanie karty kierowcy wykonuje się częściej - na przykład przy każdym powrocie kierowcy do bazy albo co miesiąc, razem z zamknięciem ewidencji i rozliczeniem wynagrodzeń.

Preambuła rozporządzenia 581/2010 wskazuje, że przy ustalaniu tego okresu uwzględnia się wyłącznie dni zarejestrowanej działalności, a nie wszystkie dni kalendarzowe - i taką wykładnię przyjmowały sądy administracyjne w sporach z Inspekcją Transportu Drogowego (np. wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim, sygn. II SA/Go 914/18). Organizacyjnie bezpieczniej jednak planować odczyt w dniach kalendarzowych i nie zostawiać go na ostatni dzień.

Dane z pamięci samego tachografu mają dłuższy termin - maksymalnie 90 dni - i pobiera się je niezależnie od kart; opisujemy to w materiale Co ile odczytywać tachograf. Dlaczego dane z karty i z tachografu pobiera się osobno i w różnych terminach, wyjaśniamy w materiale Karta kierowcy a tachograf.

Jak odczytać kartę kierowcy

Odczyt karty kierowcy polega na skopiowaniu danych z jej chipu do pliku (najczęściej w formacie DDD), który firma archiwizuje i wykorzystuje do ewidencji oraz rozliczenia czasu pracy. Co dokładnie zawiera taki plik, wyjaśniamy w materiale Co zawiera plik DDD. W praktyce stosuje się trzy sposoby:

• czytnik kart - urządzenie do odczytu karty kierowcy podłączone do komputera z programem zapisującym plik; kierowca oddaje kartę do odczytu w bazie,
• przez tachograf - dane z karty włożonej do tachografu pobiera się kluczem do pobierania danych podłączonym do złącza urządzenia,
• zdalnie - terminal telematyczny w pojeździe pobiera dane z karty w tachografie i przesyła je do firmy, więc kierowca nie musi zjeżdżać do bazy.

Koszt odczytu zależy od wybranej metody: czytnik to wydatek jednorazowy, zdalne sczytywanie karty kierowcy działa zwykle w modelu abonamentowym, a odczyty można też powierzyć firmie zewnętrznej. Sposoby pobierania danych, gdy kierowca długo przebywa w trasie, opisujemy w materiale Odczyt karty w trasie.

Czy odczyt usuwa dane z karty

Nie. Odczyt to skopiowanie danych - po nim wszystkie zapisy pozostają na karcie. Pamięć karty jest jednak ograniczona i po jej zapełnieniu karta nadpisuje najstarsze wpisy. Dlatego 28 dni to termin pobrania danych, a nie pojemność karty: regularny odczyt chroni zapisy, zanim zostaną nadpisane. Niezależnie od odczytów kierowca musi podczas kontroli drogowej móc okazać dane z bieżącego dnia i 56 poprzednich dni (art. 36 rozporządzenia (UE) nr 165/2014).

Kiedy trzeba odczytać kartę wcześniej

Obok terminu 28 dni rozporządzenie 581/2010 ustanawia drugą zasadę: dane trzeba pobierać w sposób zapobiegający ich utracie. W praktyce oznacza to odczyt poza cyklem zawsze, gdy firma może stracić dostęp do karty lub danych, między innymi:

• przed zakończeniem współpracy z kierowcą - tak, by ostatni odczyt objął jego ostatnią aktywność w firmie,
• przed oddaniem karty przy jej przedłużeniu lub wymianie oraz przed upływem jej ważności,
• gdy kierowca wraca po dłuższej nieobecności, a od poprzedniego odczytu minęło dużo czasu.

O ważności, przedłużeniu i wymianie samej karty piszemy w materiale Karta kierowcy.

Kara za brak odczytu karty kierowcy

Za terminowe pobieranie i przechowywanie danych z kart odpowiada przewoźnik, a nie kierowca - to nie mandat dla kierowcy, lecz kara administracyjna dla przedsiębiorcy. Naruszenie obowiązku terminowego pobierania danych z karty kierowcy jest zagrożone karą 500 zł za każdego kierowcę (załącznik nr 3 do ustawy o transporcie drogowym, lp. 6.3.17). Kwota jest stała - nie zależy od długości opóźnienia. Pełny taryfikator i przygotowanie do kontroli to osobny, szerszy temat.

Podstawa prawna

Obowiązek pobierania danych z kart kierowców wynika z art. 10 ust. 5 lit. a ppkt (i) rozporządzenia (WE) nr 561/2006. Maksymalne okresy - 28 dni dla karty kierowcy i 90 dni dla jednostki pojazdowej - oraz zasadę pobierania danych w sposób zapobiegający ich utracie określa art. 1 rozporządzenia Komisji (UE) nr 581/2010. W Polsce art. 48 ustawy o tachografach nakazuje przewoźnikowi zapewnić odczyt z tą częstotliwością, przechowywać dane w oryginalnym formacie i chronić je przed utratą. Karę za spóźniony odczyt przewiduje lp. 6.3.17 załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym. Pozostałe zagadnienia związane z pobieraniem danych zebraliśmy w obszarze Odczyty.