Wpis manualny w tachografie - jak i kiedy go zrobić
Wpis manualny to ręczne uzupełnienie na karcie kierowcy okresów, w których karty nie było w tachografie - na przykład innej pracy, gotowości albo odpoczynku poza pojazdem. Robi się go w tachografie przy wkładaniu karty, a przepisy wymagają go zawsze, gdy kierowca przebywał poza pojazdem i nie mógł korzystać z urządzenia.
Stan prawny na
Podstawa:art. 34 ust. 3 i ust. 5 lit. b oraz art. 36 rozporządzenia (UE) nr 165/2014.
Kiedy potrzebny jest wpis manualny
Tachograf zapisuje aktywności kierowcy na jego karcie tylko wtedy, gdy karta jest w urządzeniu. Każdy okres między wyjęciem karty a jej ponownym włożeniem to luka, którą trzeba uzupełnić. Najczęściej chodzi o:
- odpoczynek dzienny lub tygodniowy wykorzystany poza pojazdem,
- inną pracę wykonywaną poza pojazdem przed ponownym włożeniem karty, np. w magazynie lub przy dokumentach,
- gotowość poza pojazdem, np. oczekiwanie bez włożonej karty,
- zmianę pojazdu w ciągu dnia, zanim karta trafi do kolejnego tachografu.
Na wydruku i na wyświetlaczu taka luka widnieje jako okres nieznany, oznaczony znakiem zapytania - jego znaczenie wyjaśniamy w materiale Symbole na tachografie.
Jak zrobić wpis manualny w tachografie
Tachograf cyfrowy sam proponuje wpis manualny przy włożeniu karty. Przebieg jest w każdym urządzeniu podobny:
- Włóż kartę kierowcy. Tachograf wyświetla datę i godzinę ostatniego wyjęcia karty i pyta, czy uzupełnić okres od tamtej chwili.
- Wybierz uzupełnienie. Urządzenie prowadzi od momentu wyjęcia karty - kierowca wprowadza kolejne okresy: inną pracę, gotowość albo przerwę lub odpoczynek, każdy z godziną zakończenia.
- Wprowadź symbol państwa. Jeśli w uzupełnianym okresie zakończył się lub rozpoczął dzienny okres pracy, tachograf pyta o państwo - wybiera się je z listy.
- Potwierdź wpis. Po zatwierdzeniu okresy trafiają na kartę i do pamięci tachografu jako wpisy ręczne.
Nazwy opcji i kolejność ekranów różnią się w tachografach VDO i Stoneridge oraz między generacjami urządzeń - szczegóły opisuje instrukcja producenta. Obsługę tachografu, w tym wpisy manualne, ćwiczymy na szkoleniach RCPK.
Czego wpis manualny nie zastąpi
- Jazdy nie wpisuje się ręcznie. Jazdę rejestruje tachograf; wpis manualny obejmuje tylko okresy, gdy kierowca nie prowadził.
- Wpis robi się przy włożeniu karty. Późniejsze wyjaśnianie rozbieżności w danych pobranych do firmy to już etap ewidencji - opisujemy go w materiale Błędy w ewidencji.
- Dłuższe nieobecności dokumentuje się inaczej. Urlop czy zwolnienie lekarskie to temat materiału Nieobecności w ewidencji.
- Przekroczenia norm i jazdy bez karty nie „naprawia” wpis. Odstępstwo od norm czasu jazdy oraz jazdę z uszkodzoną lub zgubioną kartą dokumentuje się na wydruku z tachografu.
Dlaczego kompletny zapis ma znaczenie
Podczas kontroli drogowej kierowca musi móc okazać zapis z bieżącego dnia i poprzednich 56 dni. Nieuzupełniony okres pozostawia lukę w zapisie aktywności, którą podczas kontroli trzeba wyjaśnić. Kompletny zapis pokazuje, że każdy okres jest rozliczony: kierowca prowadził, wykonywał inną pracę, pozostawał w gotowości albo odpoczywał. Jak te okresy kwalifikuje się do czasu pracy, rozstrzyga dopiero ewidencja czasu pracy.
Podstawa prawna
Obowiązek uzupełnienia na karcie kierowcy okresów, w których przebywając poza pojazdem nie mógł korzystać z tachografu, wynika z art. 34 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 165/2014; wprowadza się je za pomocą funkcji ręcznego wprowadzania danych dostępnej w tachografie. Rodzaje okresów - inną pracę, gotowość oraz przerwy i odpoczynki - wskazuje art. 34 ust. 5 lit. b. Okres, za który kierowca okazuje zapisy przy kontroli, określa art. 36 tego rozporządzenia.