Braki i wpisy manualne - czego tachograf nie zapisał sam

Skąd biorą się braki w danych

Tachograf zapisuje aktywności automatycznie, ale zapis przypisany do konkretnego kierowcy powstaje na jego karcie wtedy, gdy karta jest włożona do urządzenia. Kiedy karty w nim nie ma - bo kierowca jest poza pojazdem albo jeszcze jej nie włożył - w zapisie kierowcy powstają luki, które trzeba później uzupełnić. Najczęściej wynikają z sytuacji takich jak:

• droga kierowcy do pojazdu i z powrotem, zanim karta trafi do tachografu,
• odpoczynek wykorzystany poza pojazdem,
• inna praca wykonywana bez włożonej karty,
• zmiana pojazdu, zanim karta trafi do tachografu kolejnego pojazdu.

W każdej z tych sytuacji coś się działo, ale urządzenie tego nie odnotowało - i taką lukę trzeba domknąć, żeby zapis był kompletny.

Czym jest wpis manualny

Wpis manualny to ręczne uzupełnienie okresu, którego tachograf nie zapisał sam. Najczęściej robi się go bezpośrednio na tachografie: przy wkładaniu karty urządzenie pyta, co kierowca robił w czasie, gdy karta była poza nim, i pozwala te aktywności uzupełnić. Dzięki temu zapis odzwierciedla to, co faktycznie się działo, a nie tylko to, co zostało zarejestrowane automatycznie.

Dlaczego kompletność zapisu jest ważna

Luka, której nikt nie uzupełnił ani nie wyjaśnił, jest dla kontroli po prostu brakiem danych - a brak danych bywa traktowany jako nieprawidłowość. Kompletny, uzupełniony zapis pokazuje, że każdy okres jest rozliczony: kierowca prowadził, wykonywał inną pracę, pozostawał w gotowości albo odpoczywał. Dlatego wpisy manualne nie są formalnością - to one domykają obraz doby kierowcy.

Co dalej z uzupełnionymi danymi

Kompletny zapis to dopiero materiał wejściowy. Co z niego wynika dla czasu pracy - jak zakwalifikować poszczególne okresy i ile mogą trwać - rozstrzyga się dopiero w ewidencji. Ta strona wyjaśnia, skąd braki się biorą i jak je uzupełnić; ich dokładna kwalifikacja należy już do kolejnego etapu.